9 tips para organizar el escritorio y aumentar la productividad

Saber cómo organizar el escritorio es un factor importante para aumentar la productividad. Si eres de las personas que trabaja en uno de ellos, es probable que pases más horas del día allí, que en otro lugar. A pesar de eso, puede ser que no te hayas percatado de cuánto influye la organización de tu tablero en tus resultados. Sin embargo, valdrá la pena realizar algunos cambios que te permitan incrementar tu desempeño.

En este artículo, queremos compartir contigo los consejos de nueve expertos en diseño y organización. Las 9 sugerencias te servirán para mejorar la estructura, organización y decoración de tu mesa de trabajo. De manera que puedas crear un espacio más útil, que te permita concentrarte en tus tareas y, además, brindarte una sensación de agrado mientras realizas tus labores.

1. Céntrate en la funcionalidad al organizar tu escritorio

Meghan Meredith, Coach de Vida y Organizadora de Casa, nos comenta que el principal problema que tienen las personas que trabajan en un escritorio, es tener demasiadas cosas. La mayor parte de los objetos no las utilizan con frecuencia, por lo que sólo están ocupando espacio sin una función.

Una forma para aumentar la productividad es manteniendo nuestros escritorios lo más simple y funcional posible. Esto se consigue teniendo sobre la mesa sólo los artículos que usamos todo el tiempo.

Meghan menciona que su escritorio debe tener un frasco de lapiceros; lápices y marcadores; una grapadora; una vela, y; lo más importante, su agenda. Su vida está en su agenda, por eso, intenta mantenerla siempre al lado suyo. Esa es una forma de asegurarse que esté siempre enfocada en sus tareas. Además, teniendo su agenda cerca puede planificar y anotar de inmediato sus actividades en ella cada vez que responde un correo electrónico.

2. Practica el minimalismo

Sarah Steckler, experta en productividad, menciona que si tu espacio de trabajo está libre, será más fácil que evites la fatiga por decisión. Sucede que si tu escritorio está con mucho desorden, empezarás a crear estímulos negativos que serán enviados a tu cerebro. Este estímulo hace que el cerebro reaccione y envíe una respuesta de cansancio.

¿Te ha sucedido alguna vez, que, cuando tu habitación está desordenada y decides reorganizarla, sientes pereza al ver todo el trabajo que tendrás que hacer? Pues bien, sucede lo mismo con un escritorio desordenado.

Sarah indica también que, si tienes muchas cosas sobre tu escritorio, deberás estar moviendo frecuentemente todas ellas sin darles uso. De un modo inconsciente, el cerebro percibe el exceso de trabajo, tener que mover varias cosas para utilizar sólo una. Tu sistema nervioso reaccionará ante esos estímulos y cada vez tardarás más tiempo en buscar las cosas que necesitas.

Otro detalle en el que se debe tener cuidado, sobre todo las mujeres, es en no recargar el escritorio con decoraciones. Suele pasar que pones sobre la mesa muchos objetos decorativos por el hecho de gustarnos todos. Por mucho que nos guste, siempre será mejor considerar poner pocos objetos e ir cambiándolos de forma semanal, en lugar de colocarlos todos al mismo tiempo.

3. Organiza el escritorio de acuerdo a cómo piensas y trabajas

Stever Robbins, Coach Ejecutivo y presentador del podcast Get-It-Done Guy, señala que debemos aprender a organizar el escritorio de acuerdo con el modo en que realizamos nuestro trabajo.

Si la forma de realizar el trabajo es lineal, es decir, varias actividades a realizar, una tras otra, lo ideal es tener separado los documentos y materiales a utilizar para cada tarea. En cambio, si todo el tiempo se realizan tareas similares con pocos documentos y materiales, lo ideal sería organizar el escritorio con un archivador o cubículo asignado para cada proyecto, cliente o proveedor.

La decisión de cómo organizar el escritorio dependerá de qué es más importante para cada uno.

Si, por ejemplo, durante el día debes realizar cinco procesos para cada cliente, tendrás dos opciones para organizar tu escritorio.

La primera opción la elegirás si prefieres centrarte en terminar el primer proceso para todos los clientes antes de pasar al segundo proceso. En este caso, deberías ajustar tu espacio de trabajo agrupando todo el material que utilizarás en cada proceso por separado.

La segunda opción la elegirás si prefieres centrarte en realizar todos los procesos del primer cliente antes de pasar al segundo cliente. En este caso, deberías ajustar tu espacio de trabajo agrupando todo el material que utilizarás para atender a cada cliente.

4. Coloca a la vista tus valores

Kelly Poulson, Coach de Vida, nos cuenta que, algo que siempre le ha servido, a ella y a sus clientes, es poner al frente y al centro de su escritorio un recordatorio de los valores que considera más importantes.

Esto es algo que muchas empresas han incorporado en el espacio de trabajo de sus empleados, poner un pequeño adorno con una característica del trabajador. En nuestro caso, como emprendedores, también podemos tenerlo en cuenta. Puede ser con una nota Post-it, una impresión o incluso como fondo de pantalla de la computadora que usamos.

Lo que intentamos con esta recomendación es que, cuando nos sintamos abrumados con muchas tareas, podamos ver los valores que son más importantes para nosotros y proceder de acuerdo a eso.

Por ejemplo, si una persona valora el orden y su espacio no lo ha tenido mucho últimamente, al mirar la anotación, podrá recordar cómo es que le gusta que esté su ambiente de trabajo y motivarse a ordenarlo.

5. Usar múltiples pantallas para acelerar el trabajo

Tristan Layfield, Coach de Carrera, nos comenta que algo que encuentra beneficioso para aumentar de forma significativa el uso del tiempo, es utilizar monitores dobles o pantallas muy grandes.

Esto es algo que se ha empezado a ver más seguido en muchos emprendedores, sobre todo en los que invierten en bolsa, mercado de divisas, o sectores similares. Poseen más de una pantalla para dar seguimiento al comportamiento de las cotizaciones.

Pero también puede ser incorporado en otro tipo de actividades. La creciente demanda de trabajar en múltiples aplicaciones de forma simultánea, ha llevado a que cada vez sean más las personas que trabajan con más de un monitor. Los que se desempeñan como Comunity Manager, por ejemplo, suelen tener en un monitor las cuentas de las redes sociales de una misma empresa y en otro monitor, las de otra empresa.

Muchos redactores de artículos científicos utilizan monitores muy grandes. Lo hacen para poner en un lado de la pantalla el programa editor de texto y en el otro lado de la pantalla las ventanas de donde están tomando información.

Sin duda, este tipo de prácticas te ayudará a aumentar la eficiencia del flujo de trabajo al intercambiar los datos entre aplicaciones de manera más fácil y ahorrando el tiempo que se emplea para minimizar y maximizar ventanas.

6. Añade verde al organizar el escritorio

Amanda Amato, diseñadora de interiores, nos cuenta que hay estudios que han demostrado que tener plantas cerca de nosotros, mejora nuestro sentimiento con respecto al ambiente de trabajo. 

La conexión con la naturaleza puede ayudarnos a reducir el estrés, minimizar la ira y contribuir al bienestar.

Como emprendedor, o trabajador dependiente, sabrás bien que hay momentos en donde el exceso de tareas nos hace sentir abrumados. Ese estado genera una baja de energía que repercute en nuestro desempeño. Tener una planta cerca podría ayudarnos a contrarrestar el efecto del estrés.

7. Adaptar un hábito de «escritorio cero»

Jeff Sanders, autor de La fórmula del tiempo libre y El milagro de las 5 AM, dice que el desorden no es malo durante un proyecto, pero ciertamente no es necesario todo el tiempo. Debido a eso, adoptó la práctica llamada «escritorio cero». Pero, ¿cómo podemos organizar el escritorio con este hábito?

Esta práctica consiste en intentar limpiar el escritorio de todas las cosas que no necesitamos. La finalidad es que, cuando estemos en medio de un proyecto importante, tengamos espacio para estar desordenados.

Es normal que cuando estamos muy enganchados con una tarea que nos fascina, nos olvidamos de mantener las cosas en orden. Nos concentramos en avanzar, en los resultados, en los detalles. Menos en el orden. Eso no tiene nada de malo. Lo malo es que cuando terminemos la tarea o el día, no ordenemos nuestro escritorio.

Lo ideal, es mantener nuestro escritorio ordenado lo más limpia posible y sin objetos innecesarios la mayor parte del tiempo. Así estará lista para ser utilizada en su totalidad para un nuevo proyecto.

Esta idea también puede ser aplicada para las bandejas de correo electrónico. Atender todos los correos entrantes en el día y dejar vacía la bandeja para el día siguiente.

8. Pon tus metas a la vista

Danise Summer, propietaria de The Busy Bee Productivity Coaching, nos comparte una de las recomendaciones más potentes para ser más productivo al ordenar el escritorio. Danise indica que tu ambiente de trabajo debería inspirarte y hacerte rendir cuentas.

A Danise le encanta tener su tablero de visión anual justo encima de su escritorio. También sus objetivos específicos para su vida y su negocio para los próximos 30, 60 y 90 días pegados en su pared. Además, le agrada tener afirmaciones positivas, citas inspiradoras, fotografías y banners divertidos.

Esta recomendación es muy potente, pero suele ser difícil ponerla en práctica. Principalmente porque no todas las personas tenemos establecidas nuestras metas. Si logras plasmar lo que quieres alcanzar y tenerlo en un lugar visible al despertar y en el ambiente en donde más tiempo pases durante el día, tendrás un fuerte motivador.

9. Coloca fotos de momentos de felicidad al organizar tu escritorio

Abby Wolfe, Coach de Carrera, nos da una recomendación para que sepamos cómo organizar un escritorio basado en lo emocional. Sugiere que llevar cosas que no sean del trabajo al lugar en donde trabajas, como fotos, puede servirte como un recordatorio de que la vida es más que trabajar.

Es bastante gratificante, emocionalmente hablando, decorar nuestro espacio de trabajo con recuerdos que despierten alegría. Puedes colocar fotos en una de las paredes que quede frente a ti, de algún viaje hermoso que hayas realizado con tu familia. Las fotos que te tomaste con tus mejores amigos en la montaña rusa. La foto de tu mejor amigo de la infancia. En fin, cualquier momento que hayas capturado en foto, puede servir para que te sientas feliz.

Será inevitable que tu estado de ánimo mejore al ver esas fotos. Inconscientemente te obligarás a tener una perspectiva más positiva de lo que estés haciendo.


Te sugerimos poner en práctica algunos de los tips que hemos compartido, para que tú también incrementes tu productividad con algo tan simple como organizar nuestro escritorio.

Y tú…

  • ¿Conocías estas formas de organizar el escritorio?
  • ¿Ya tienes alguna de estas recomendaciones incorporadas en tus hábitos?
  • ¿Cuál es el que más te gustó?

Déjanos tu comentario.

Muchos éxitos, emprendedor.


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